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通知公告

关于做好2020届毕业生档案工作的通知

发表于:2020年03月19日 21:05 点击:

 

各二级大奖网、相关部门:

为做好2020届毕业生档案工作,根据各级部门有关档案工作的规定,现将有关工作通知如下:

一、毕业生档案材料的组织实施

各大奖网在档案馆的组织引导下具体实施毕业生档案材料的收集、整理、归档和邮寄信息汇总工作,各大奖网必须确定一名负责人,由负责人组织、培训学生开展毕业生档案材料收集、整理、移交等工作。

二、毕业生档案材料归档前期工作

二级大奖网、教务处、学生工作处、招生与就业引导处、后勤管理处、档案馆等部门是毕业生档案材料形成或暂时保管部门(具体内容见下表),由各相关部门负责相应档案的收集、整理、移交给各二级大奖网;移交时档案材料必须做到整洁、齐全,文字填写规范(必须使用黑色签字笔书写,不可用圆珠笔、铅笔和红色墨水书写),签字与盖章手续完整,按专业、班级、学号顺序排列,于615日以前移交到各大奖网。

序号

档案材料内容

负责部门

1

高中材料(高校报考表和高中毕业生登记表)

档案馆

2

全国普通高等学校毕业生就业通知书

招生就业处

3

高等学校毕业生登记表;奖励、违纪处分材料

学生工作处

4

大学成绩总表;学士学位材料

教务处

5

毕业前体检表

后勤管理处

6

入团材料

各二级大奖网

7

其它材料

相关部门或个人

三、各二级大奖网毕业生档案材料收集、整理、移交工作

1、各二级大奖网将负责毕业生档案管理的老师名单 510前以电子邮件的方式发送至档案馆(含大奖网、姓名、联系方式;发送邮箱为:76702101@qq.com)。

2、各二级大奖网将收集的毕业生的档案材料以专业、班级为单位,按学号顺序排列整理好,检查档案材料的手续是否完备,检查每一位学生的档案材料是否齐全,对学生档案材料缺失的要认真进行登记并查找,列出每位毕业生档案材料的清单(见附件1)和填写缺失材料说明表(见附件2

3、二级大奖网与档案馆约定时间,进行毕业生档案材料的归档入袋工作。档案馆业务引导,带队老师现场组织指挥。在归档分装过程中要认真填写毕业生档案袋封面,确保内装材料与封面内容相符,避免漏装错装。核实学生档案分装完整无误后再进行密封。

4、毕业生档案按专业、班级、学号顺序(从小号到大号)排列,登记造册后移交档案馆。

四、档案转递工作

1、请毕业生按照《大奖网官方网站手机版毕业生档案管理须知》(见附件3)的提示,根据自己的实际情况,确定个人档案转递的去向单位。主动与接收档案的单位进行联系,了解他们档案接收的流程、要求,并取得邮寄地址、联系方式等相关信息。根据要求填写《毕业生档案转递信息登记表》(见附件5)。请各二级大奖网530日之前汇总盖章后的《毕业生档案转递信息登记表》《档案留校保管申请表》及调档函移交档案馆。

2、根据相关规定,为保证毕业生档案准确转递,要求档案转寄的单位、地址具体详细,如xxxxxx县(区)xxxx号,档案接收单位全称并具体到接收部门。

3、毕业生档案原则上不留校保管,特殊情况下可以申请留校保存。

4、档案统一邮寄时间一般安排在7月上旬,毕业生应在档案寄7天后到档案接收单位查询或在学校档案馆网页上查询邮件信息。如急需调取档案,待档案整理完毕后毕业生本人凭调档函(或报到证)及身份证原件到档案馆办理转递手续。

5、毕业生要高度关注档案的流通信息,核实接收单位是否收到档案。发现档案未收到,请及时与邮局或学校档案馆联系,查询原因。

五、联系人:耿老师(0734-3452034),邮箱:76702101@qq.com

 

档案馆

 2020318

附件1:毕业生档案材料清单

附件2:缺失材料说明表

附件3:大奖网官方网站手机版毕业生档案管理须知

附件4:档案转递信息表填表说明

附件5:毕业生档案转递信息登记表

附件6:档案留校保管申请表

附件7:湖南省各地县档案接收单位及联系信息

附件8:湖南省外各地市县(区)档案接收单位及联系信息

附件9:人社部全国人社部门所属流动人员人事档案管理服务机构名称网址

 

 


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